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      寧夏為政采全程“留痕”立規矩

      2021年07月09日 09:20 來源:中國政府采購報打印

           該自治區財政廳出臺《寧夏回族自治區政府采購檔案管理辦法》,確保采購全過程有據可查,形成統一規范的政府采購檔案管理體系

      本報訊 記者昝妍 通訊員舒心報道 寧夏財政廳日前印發《寧夏回族自治區政府采購檔案管理辦法》(以下簡稱《辦法》),進一步加強政府采購檔案管理工作,留住政府采購各環節的“痕跡”,做到采購全過程有據可查?!掇k法》自今年8月1日起施行,有效期至2026年7月31日。

      據寧夏財政廳相關負責人介紹,對于政府采購檔案管理目前全國范圍內尚未有統一適用的制度。近年來,寧夏財政廳在代理機構監督檢查中發現,采購人、代理機構在政府采購檔案管理方面存在著諸多問題,如檔案長期由代理機構保管、遺漏缺失、個別檔案歸集為復印件等。為此,寧夏財政廳制定出臺《辦法》,對政府采購檔案管理的總體原則、檔案的歸集、管理、利用和銷毀等活動以及法律責任等作了細化規定,通過進一步強化政府采購檔案管理,在全區范圍內形成統一、規范的政府采購檔案管理體系,提高政府采購工作的質量,并為舉報投訴處理及統計數據提供有力的支撐。

      根據《辦法》,政府采購檔案是指從采購活動開始至結束過程中形成的具有查考、利用和保存價值的各種紙質文字、圖紙、圖表、聲像及電子資料等不同媒質載體的歷史記錄。政府采購檔案實行“誰采購、誰負責”,各級采購人承擔本單位政府采購活動檔案歸集、管理、利用和銷毀的主體責任。

      對于檔案的歸集,《辦法》指出,政府采購檔案的歸集應當包括:采購預算、采購需求、采購意向、采購計劃、委托代理協議、進口產品核準或備案、采購方式變更等前期文件資料;采購文件及其澄清、補充和修改、各類采購公告、資格預審、答疑等采購文件資料;投標文件、開標記錄、專家抽取、評審過程及報告等開標和評審文件資料;中標或成交文件資料;采購合同、履約驗收、質疑及答復、投訴處理等文件資料;其他與采購項目、采購過程及采購項目完成情況有關的文件資料。值得注意的是,通過政府采購網上商城、協議供貨、零星采購等方式開展的政府采購活動的檔案,可不按照相關規定,由采購人根據單位內控制度自行歸集。此外,政府采購檔案既可通過紙質方式,也可通過電子檔案方式歸集保存,鼓勵采購人、采購代理機構利用信息化手段歸集保存。

      在檔案的管理方面,《辦法》明確,政府采購檔案保存期限為從采購結束之日起至少15年。采購人和采購代理機構可在委托代理協議中約定由采購代理機構負責暫時保管相關政府采購檔案,但保管期限最長不得超過該項目采購結束之日起一年。

      政府采購檔案的利用和銷毀方面,《辦法》規定,財政、審計、巡視(查)、司法等部門因工作職責需要調閱、復制或摘錄政府采購檔案的,應填寫政府采購檔案登記表,經該單位檔案管理人員審核、單位負責人批準后,由檔案管理人員抽調檔案,予以閱覽、復印或摘錄;因工作職責需要外借政府采購檔案的,應填寫政府采購檔案外借登記表,經該單位檔案管理人員審核、單位負責人批準后辦理外借手續,外借時間最長不得超過一周。

      保管期滿的政府采購檔案,采購人應按照以下三步驟有序進行檔案銷毀:第一,檔案管理人員提出檔案銷毀清單及銷毀意見,并登記造冊;第二,銷毀意見應報單位負責人審核批準;第三,銷毀政府采購檔案時,應制定兩人負責監銷,核對清點銷毀的檔案,防止檔案遺失和泄密,銷毀后監銷人要在銷毀清冊上簽名。銷毀清冊(含銷毀清單及銷毀意見)保管期限為永久。

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